Hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Chi tiết hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì sẽ giúp các doanh nghiệp có cơ sở để chuẩn bị các chứng từ, đảm bảo tốt nhất cho thủ tục thông quan hàng hóa. 

Khi thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu cho một lô hàng bất kỳ, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ. Vậy hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì? Thủ tục hải quan được tiến hành cụ thể ra sao? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Các hồ sơ xuất nhập khẩu  chính là những giấy tờ cần thiết để đảm bảo cho việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu 1 lô hàng hóa nhất định.

Nhiều nhà kinh doanh mới bắt đầu tham gia thị trường xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn giữa hồ sơ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan. Trên thực tế, hồ sơ hải quan bao gồm cả hồ sơ xuất nhập khẩu và tờ khai hải quan được mở sau khi nộp hồ sơ xuất nhập khẩu. 

Các chứng từ bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu

• Hợp đồng thương mại giữa hai đơn vị xuất nhập khẩu
• Commercial Invoice: hóa đơn hàng hóa
• Packing list: Phiếu đóng gói hàng hóa, trên đó thể hiện rõ tình trạng lô hàng: bao nhiêu kiện, cách thức đóng gói, trọng lượng, dung tích…
• Bill of lading: Vận đơn xác nhận phương tiện vận tải hàng hóa (đường biển hay máy bay)

Các chứng từ khác trong hồ sơ tùy đặc điểm từng lô hàng

Bên cạnh các chứng từ cơ bản, thì trong hồ sơ xuất nhập khẩu còn cần có các giấy tờ sau. Lưu ý những chứng từ này là không bắt buộc. Nó phụ thuộc vào tình trạng từng lô hàng:

• Tín dụng thư (L/C): Văn bản này do ngân hàng thực hiện theo yêu cầu của đơn vị xuất khẩu. Nội dung thể hiện sẽ thanh toán đủ cho bên xuất khẩu số tiền hàng hóa tương ứng trong thời gian quy định.
• Chứng từ bảo hiểm cho hàng hóa. Bảo hiểm có thể do bên mua hoặc bên bán phụ trách.
• CO: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Đây là căn cứ để đánh thuế hàng hóa và xác định các phương thức giảm thuế hay ưu đãi thuế cho hàng hóa khi sản xuất ở các quốc gia nhận được ưu đãi này.
• Chứng thư kiểm dịch động thực vật trong điều kiện xuất nhập khẩu hàng hóa động thực vật

Hồ sơ xuất khẩu cơ bản

• Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu (nếu lần đầu xuất khẩu, các lần sau thì không cần)
• Chứng nhận mã số thuế(nếu lần đầu xuất khẩu)
• Hợp đồng thương mại
• Packing list
• Biên bản bàn giao container

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ này, doanh nghiệp sẽ tiến hành trình hải quan để xin tờ khai xuất khẩu hàng hóa và thực hiện thủ tục thông quan theo quy trình pháp luật.

Hồ sơ nhập khẩu cơ bản

• Hợp đồng thương mại giữa hai bên xuất nhập khẩu
• Packing list
• Commercial Invoice
• Bill of lading
• CO
• Bảo hiểm (nếu có)
• Giấy báo hàng đến

Doanh nghiệp nhập khẩu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, trình hải quan để nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan. Sau đó chuẩn bị làm các thủ tục nhập khẩu để nhận hàng.

Về cơ bản, đây là những hồ sơ xuất nhập khẩu thường gặp nhất, áp dụng cho nhiều hàng hóa. Với một số hàng hóa đặc thù sẽ có thêm các chứng từ khác theo quy định của luật Thương mại.

Các bước thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa

Nếu là một người mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì các quy trình thủ tục hải quan chắc chắn sẽ làm bạn lúng túng. Thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu thế nào để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh nhất? Đây là thủ tục áp dụng cho xuất nhập khẩu đường biển:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất nhập khẩu
• Chuẩn bị Chữ ký số. Đăng ký xuất nhập khẩu với Tổng cục Hải quan
• Sau khi đăng ký thành công, tiến hành cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Đây là phần mềm bắt buộc để tiến hành các thủ tục xuất nhập khẩu và khai báo trực tuyến.
• Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Có khoảng 200 danh mục hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành. Nhiều nhất là: thiết bị y tế, động thực vật, máy móc nông nghiệp, an toàn thực phẩm, sản phẩm thép…
• Thực hiện khai và truyền tờ khai hải quan
• Lấy lệnh giao nhận hàng
• Chuẩn bị hồ sơ Hải quan (gồm hồ sơ xuất nhập khẩu và tờ khai hải quan, các giấy tờ kiểm tra nếu có)
• Tiến hành làm thủ tục trực tiếp tại chi cục Hải quan

Hải quan nhận thông tin yêu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa

Doanh nghiệp sau khi ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu xong với đối tác thì cần phải gấp rút hoàn thành các thủ tục thông quan đến Hải Quan để được giải quyết xuất- nhập khẩu. Hải quan sẽ tiếp nhận thông tin qua bộ hồ sơ xuất nhập khẩu có đầy đủ các chứng từ sau:

• Chi tiết vận đơn với hàng nhập khẩu (xuất khẩu không cần vận đơn)
• Chứng nhận doanh nghiệp đủ điều kiện xuất nhập khẩu
• Bảng kê hàng hóa xuất nhập khẩu. Các chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại của hàng hóa tương ứng
• Hợp đồng mua bán (Hoặc không cần thiết, tùy yêu cầu từng chủng loại hàng hóa cụ thể)
• Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm (CO)
• Giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa
• Chứng nhận kiểm dịch động thực vật
• Chứng nhận hun trùng hàng hóa (tùy theo yêu cầu nước nhập khẩu)

Đến đây thì Doanh nghiệp sẽ có 2 cách để thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu là thuê một công ty Logistics uy tín để hướng dẫn và thực hiện hoặc tự mình tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu thông quan cho hàng hóa của mình theo các bước sau:

Mở tờ khai xuất nhập khẩu hàng hóa

Khi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hồ sơ đầy đủ, Hải Quan sẽ tiến hành cho doanh nghiệp mở tờ khai xuất nhập khẩu. Tờ khai là căn cứ để phân luồng hàng hóa.

Trong trường hợp Hải quan kiểm tra và hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ liên hệ lại Doanh nghiệp để bổ túc hồ sơ hoàn chỉnh theo đúng yêu cầu.

Tiến hành thủ tục thông quan xuất nhập khẩu cho hàng hóa

Khi tờ khai xuất nhập khẩu được chấp nhận, thì doanh nghiệp đã tiến hành được 50% thủ tục thông quan và xuất nhập khẩu hàng hóa. Các bước còn lại, chính là chờ đợi kết quả phân luồng và tiến hành bước xuất nhập khẩu thông thường.

Với hàng hóa luồng xanh

Nếu kết quả phân luồng của bạn là xanh thì chỉ cần cầm tờ khai tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa. Quy trình đơn giản và gọn nhẹ.

Với hàng hóa luồng vàng

Khi kết quả phân luồng hàng hóa của doanh nghiệp là vàng, nhân viên xuất nhập khẩu cần phải trực tiếp mang hồ sơ đã chuẩn bị xuống gặp hải quan để thực hiện thủ tục thông quan. Hải quan sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ. Nếu hồ sơ hợp lệ, hải quan tiến hành nhập thông tin xuất nhập khẩu lên hệ thống và sẽ thông quan hàng hóa. Nếu hồ sơ vẫn còn nghi vấn, sẽ chuyển lên luồng đỏ và trình lên lãnh đạo. Hàng hóa sẽ cần được kiểm định lại.

Với hàng hóa luồng đỏ

Đây là tình trạng phức tạp nhất. Khi kết quả phân luồng tờ khai thuộc diện luồng đỏ, hoặc khi bị chuyển kiểm từ luồng vàng, thì hồ sơ xuất nhập khẩu cần quá trình xử lý lâu hơn. Việc kiểm tra sẽ phức tạp và tỉ mỉ hơn. Nhân viên giao nhận sẽ kết hợp với cán bộ kiểm hóa của bộ phận Hải Quan để tiến hành kiểm hóa. 

Hoàn tất quá trình kiểm hóa, nếu hàng hóa đúng như khai báo thì sẽ tiến hành cho thông quan xuất nhập khẩu. Nếu có nghi vấn hoặc không đúng như khai báo của doanh nghiệp thì sẽ trình lên cấp trên để xin ý kiến. Lúc này, doanh nghiệp buộc phải chờ đợi hướng xử lý từ hải quan theo từng lô hàng của mình.

Lưu ý: Căn cứ để phân hàng hóa luồng xanh, vàng, đỏ được quy định trong Nghị định 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005. Theo đó, luồng xanh, vàng đỏ đánh dấu mức độ nghiêm trọng của việc kiểm tra hàng hóa. Nó cũng tương tự như khi chúng ta sử dụng đèn giao thông. Nói như vậy để các bạn dễ hình dung nhất về tính chất quan trọng của từng luồng màu sắc được phân cho lô hàng của mình.

Thanh lý tờ khai, hoàn tất quy trình xuất nhập khẩu

Sau khi tờ khai được thông quan, thì quá trình xuất nhập khẩu cũng coi như hoàn tất. Doanh nghiệp sẽ được in mã vạch lên tờ khai để gặp hải quan và thanh lý tờ khai. Khi mã vạch được in, hàng hóa sẽ được vận chuyển ra khỏi cảng bắt đầu vận chuyển theo nhu cầu doanh nghiệp.

Sau quá trình thanh lý tờ khai, thủ tục thông quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu đã hoàn tất. Doanh nghiệp cần lưu lại các hồ sơ chứng từ cần thiết để phục vụ công việc sau này.

Có một lưu ý mà chúng tôi muốn nhắc nhở bạn, đó là từng khu vực hải quan sẽ có quy trình cách thực hiện không giống nhau. điều này đôi khi gây khó khăn cho các doanh nghiệp. Mặc dù mọi việc đều diễn ra theo quy định của pháp luật và theo trình tự cơ bản 4 bước trên đây.

Nhà nước cũng đang từng bước khắc phục những tồn đọng trong quá trình xuất nhập khẩu để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp, vì vậy chúng ta có quyền kỳ vọng về việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong tương lai.

>>>Xem thêm: So sánh gửi chành xe và dịch vụ chuyển phát nhanh

Xuất nhập khẩu tại chỗ

Thông thường, việc xuất khẩu hàng hóa sẽ diễn ra theo quy trình đơn vị xuất khẩu tiến hành vận chuyển hàng hóa đến đơn vị nhập khẩu, tại cửa khẩu, cảng biển tại quốc gia đó. Tuy nhiên, xuất nhập khẩu tại chỗ  thì việc xuất nhập khẩu sẽ diễn ra ngay tại Việt Nam. Việc này sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp.

Khi các đơn vị kinh doanh tại Việt Nam có hợp đồng xuất khẩu. Thay vì phải chuyển hàng đến nước xuất khẩu, thì các doanh nghiệp này có thể giao hàng cho các đối tác của đơn vị xuất khẩu ngay tại Việt Nam. Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ được tiến hành tại chỗ. Doanh nghiệp sẽ mở tờ khai xuất nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật.

Các mặt hàng được xuất nhập khẩu tại chỗ:

• Các thiết bị, máy móc đi thuê, mượn.
• Sản phẩm gia công
• Vật tư, nguyên vật liệu dư thừa
• Phế phẩm phế liệu
• Các sản phẩm hàng hóa được giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp Việt với các doanh nghiệp chế xuất, doanh nghiệp trong khu phi thuế quan.
• Hàng hóa mua bán cho các công ty nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam. Được thương nhân nước ngoài chỉ định giao nhận cho 1 công ty khác tại Việt Nam.

Các mặt hàng này được quy định rõ tại điều 86, Thông tư số 38/2015/TT-BTC. Hiện nay, việc xuất nhập khẩu tại chỗ phổ biến ở rất nhiều quốc gia trên thế giới.

Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa tại chỗ

Nhìn chung, thủ tục thông quan xuất nhập khẩu tại chỗ cũng không có nhiều khác biệt so với việc xuất khẩu thông thường. Quy trình và thủ tục thực hiện như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp xuất khẩu tiến hành khai báo Hải quan bằng tờ khai xuất khẩu. 
• Bước 2: Tiến hành các thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu như thông thường.
• Bước 3: Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu. Doanh nghiệp sẽ thông báo với đơn vị nhập khẩu.
• Bước 4: Bàn giao hàng hóa cho bên nhập khẩu. Bên nhập khẩu sẽ bảo quản hàng hóa. Sau khi Hải quan quyết định thủ tục kiểm tra bắt buộc.
• Bước 5: Doanh nghiệp nhập khẩu buộc phải thực hiện thủ tục khai báo hải quan trong 15 ngày kể từ ngày đơn vị xuất khẩu hoàn tất thủ tục và thông quan
• Bước 6: Doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành thủ tục mở tờ khai xuất nhập khẩu và các thủ tục nhập khẩu thông thường.
• Bước 7: Báo lại cho bên xuất khẩu để hoàn tất thủ tục 2 bên. Hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa và được cấp phép thông quan nhập khẩu, thì hàng hóa mới được đưa đi sản xuất hay tiêu thụ.

Hồ sơ mở  tờ khai xuất nhập khẩu và các giấy tờ cần thiết khác

Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu sẽ bao gồm các giấy tờ sau đối với mỗi trường hợp:

Với doanh nghiệp xuất khẩu

Để có thể xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai xuất khẩu theo mẫu 2 (có kèm phụ lục II). Tờ khai ban hành theo thông tư số 38/2015/TT-BTC.
• Hóa đơn thương mại của hàng hóa xuất khẩu
• Giấy phép xuất khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hàng hóa.
• Hồ sơ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa
• Hợp đồng ủy thác (nếu có)
• Các giấy tờ cụ thể theo từng mặt hàng xuất khẩu

Với doanh nghiệp nhập khẩu

• Tờ khai Hải quan nhập khẩu theo mẫu 1, phụ lục II, ban hành theo thông tư số 38/2015/TT-BTC.
• Hóa đơn thương mại của hàng hóa nhập khẩu
• Giấy phép nhập khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hàng hóa
• Hồ sơ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu
• Tờ khai trị giá hàng hóa
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Hợp đồng ủy thác (Nếu có)
• Các giấy tờ cụ thể theo từng mặt hàng nhập khẩu

Lưu ý nên khai báo đúng với thực trạng hàng hóa xuất nhập khẩu. Hồ sơ xuất nhập khẩu cần đảm bảo sự ăn khớp với nhau. Đảm bảo được điều này, thì hàng hóa mới được thông quan.

Để tránh tình trạng treo tờ khai, thì doanh nghiệp nhập khẩu phải thu xếp làm thủ tục nhập khẩu trong 15 ngày sau khi đơn vị xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục.

Kết luận

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa là một bước tiến trong quá trình mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Với các thông tin cụ thể về hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì trên đây, hy vọng doanh nghiệp sẽ tránh được những bỡ ngỡ trong lần đầu tiến hành xuất nhập khẩu.

Nếu bạn không tự tin trong các thủ tục hành chính này, có thể nhờ đến các đơn vị tư vấn, các công ty luật, các công ty logistics có kèm dịch vụ hải quan để thực hiện.