Hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Vận Tải Miền Trung
09/11/2020
Blog vận tải, Tin tức vận tải

Chi tiết hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì sẽ giúp các doanh nghiệp có cơ sở để chuẩn bị các chứng từ, đảm bảo tốt nhất cho thủ tục thông quan hàng hóa. 

Khi thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu cho một lô hàng bất kỳ, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ. Vậy hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì? Thủ tục hải quan được tiến hành cụ thể ra sao? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Các hồ sơ xuất nhập khẩu  chính là những giấy tờ cần thiết để đảm bảo cho việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu 1 lô hàng hóa nhất định.

Nhiều nhà kinh doanh mới bắt đầu tham gia thị trường xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn giữa hồ sơ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan. Trên thực tế, hồ sơ hải quan bao gồm cả hồ sơ xuất nhập khẩu và tờ khai hải quan được mở sau khi nộp hồ sơ xuất nhập khẩu. 

Bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?
Hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Các chứng từ bắt buộc trong hồ sơ xuất nhập khẩu

  • Hợp đồng thương mại giữa hai đơn vị xuất nhập khẩu
  • Commercial Invoice: hóa đơn hàng hóa
  • Packing list: Phiếu đóng gói hàng hóa, trên đó thể hiện rõ tình trạng lô hàng: bao nhiêu kiện, cách thức đóng gói, trọng lượng, dung tích…
  • Bill of lading: Vận đơn xác nhận phương tiện vận tải cho hàng hóa (đường biển hay máy bay)

Các chứng từ khác trong hồ sơ tùy đặc điểm từng lô hàng

Bên cạnh các chứng từ cơ bản, thì trong hồ sơ xuất nhập khẩu còn cần có các giấy tờ sau. Lưu ý những chứng từ này là không bắt buộc. Nó phụ thuộc vào tình trạng từng lô hàng:

  • Tín dụng thư (L/C): Văn bản này do ngân hàng thực hiện theo yêu cầu của đơn vị xuất khẩu. Nội dung thể hiện sẽ thanh toán đủ cho bên xuất khẩu số tiền hàng hóa tương ứng trong thời gian quy định.
  • Chứng từ bảo hiểm cho hàng hóa. Bảo hiểm có thể do bên mua hoặc bên bán phụ trách.
  • CO: Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Đây là căn cứ để đánh thuế hàng hóa và xác định các phương thức giảm thuế hay ưu đãi thuế cho hàng hóa khi sản xuất ở các quốc gia nhận được ưu đãi này.
  • Chứng thư kiểm dịch động thực vật trong điều kiện xuất nhập khẩu hàng hóa động thực vật
Các chứng từ khác trong hồ sơ tùy đặc điểm từng lô hàng
Những giấy tờ cơ bản trong hồ sơ xuất nhập khẩu

Hồ sơ xuất khẩu cơ bản

  • Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu (nếu lần đầu xuất khẩu, các lần sau thì không cần)
  • Chứng nhận mã số thuế(nếu lần đầu xuất khẩu)
  • Hợp đồng thương mại
  • Packing list
  • Biên bản bàn giao container

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ này, doanh nghiệp sẽ tiến hành trình hải quan để xin tờ khai xuất khẩu hàng hóa và thực hiện thủ tục thông quan theo quy trình pháp luật.

Hồ sơ nhập khẩu cơ bản

  • Hợp đồng thương mại giữa hai bên xuất nhập khẩu
  • Packing list
  • Commercial Invoice
  • Bill of lading
  • CO
  • Bảo hiểm (nếu có)
  • Giấy báo hàng đến

Doanh nghiệp nhập khẩu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, trình hải quan để nhận phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan. Sau đó chuẩn bị làm các thủ tục nhập khẩu để nhận hàng.

Hồ sơ nhập khẩu cơ bản
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu sẽ giúp việc thông quan được thuận tiện hơn

Về cơ bản, đây là những hồ sơ xuất nhập khẩu thường gặp nhất, áp dụng cho nhiều hàng hóa. Với một số hàng hóa đặc thù sẽ có thêm các chứng từ khác theo quy định của luật Thương mại.

8 bước thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa

Nếu là một người mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì các quy trình thủ tục hải quan chắc chắn sẽ làm bạn lúng túng. Thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu thế nào để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh nhất? Hãy tham khảo quy trình 8 bước sau. Đây là thủ tục áp dụng cho xuất nhập khẩu đường biển:

  • Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xuất nhập khẩu
  • Chuẩn bị Chữ ký số. Đăng ký xuất nhập khẩu với Tổng cục Hải quan
  • Sau khi đăng ký thành công, tiến hành cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Đây là phần mềm bắt buộc để tiến hành các thủ tục xuất nhập khẩu và khai báo trực tuyến.
  • Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có). Có khoảng 200 danh mục hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành. Nhiều nhất là: thiết bị y tế, động thực vật, máy móc nông nghiệp, an toàn thực phẩm, sản phẩm thép…
  • Thực hiện khai và truyền tờ khai hải quan
  • Lấy lệnh giao nhận hàng
  • Chuẩn bị hồ sơ Hải quan (gồm hồ sơ xuất nhập khẩu và tờ khai hải quan, các giấy tờ kiểm tra nếu có)
  • Tiến hành làm thủ tục trực tiếp tại chi cục Hải quan
8 bước thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa
Làm thủ tục xuất nhập khẩu tại Hải quan

Sau khi làm thủ tục, nếu hồ sơ được chấp nhận, hàng hóa sẽ được thông quan. Các đơn vị xuất nhập khẩu bắt đầu vận chuyển hàng hóa theo đúng nhu cầu của mình. Doanh nghiệp cần cẩn trọng trong khâu chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, đúng với thực tế hàng hóa để dễ được thông quan, tránh được các vấn đề kiểm tra xác minh làm mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ dự kiến.

Kết luận

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa là một bước tiến trong quá trình mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. Với các thông tin cụ thể về hồ sơ xuất nhập khẩu bao gồm những gì trên đây, hy vọng doanh nghiệp sẽ tránh được những bỡ ngỡ trong lần đầu tiến hành xuất nhập khẩu.

Nếu bạn không tự tin trong các thủ tục hành chính này, có thể nhờ đến các đơn vị tư vấn, các công ty luật, các công ty logistics có kèm dịch vụ hải quan để thực hiện.