Phiếu Gửi Hàng: Cách Điền Đúng Và Những Lưu Ý Cần Biết

Phiếu gửi hàng là tờ khai thông tin lô hàng mà người gửi điền khi giao hàng cho nhà xe. Phiếu ghi rõ ai gửi, ai nhận, hàng gì, nặng bao nhiêu, ai trả cước và có thu hộ tiền hay không. Điền đủ và đúng thì xe nhận hàng nhanh, báo giá sát, giao đúng người. Điền thiếu hoặc sai thì dễ phát sinh phí, giao chậm, thậm chí không ai nhận hàng. Bài này đi qua từng nhóm thông tin trên phiếu, kèm ví dụ và lỗi hay gặp để bạn điền một lần là xong.

Tóm Tắt Nhanh

Nhóm thông tin	Cần điền	Lỗi hay gặp
Người gửi, người nhận	Tên, số điện thoại, địa chỉ lấy và giao	Sai số điện thoại, thiếu địa chỉ cụ thể
Mô tả hàng	Tên hàng, đóng gói, số kiện	Ghi chung chung như hàng tổng hợp
Khối lượng, kích thước	Cân thực tế, dài × rộng × cao	Ước chừng, bỏ sót kích thước
Thu cước, COD	Ai trả cước, số tiền thu hộ	Không ghi rõ ai chịu phụ phí
Giá trị, ghi chú	Giá theo hóa đơn, yêu cầu riêng	Khai thấp, quên ghi hàng dễ vỡ

Phiếu Gửi Hàng Là Gì Và Gồm Những Thông Tin Gì

Tóm tắt nhanh: Phiếu gửi hàng là tờ khai của người gửi, gồm khoảng chín nhóm thông tin từ người gửi, người nhận đến ghi chú đặc biệt.

Phiếu gửi hàng (còn gọi là phiếu gửi hàng đường bộ hoặc phiếu yêu cầu vận chuyển) là chứng từ đầu tiên của một chuyến hàng. Người gửi điền theo mẫu của nhà xe, rồi ký xác nhận trước khi hàng lên xe.

Phiếu nằm trong bộ chứng từ vận chuyển hàng hóa đường bộ và là nguồn dữ liệu để nhà xe lập các giấy tờ sau đó. Phiếu khác vận đơn đường bộ ở chỗ do chủ hàng khai, còn vận đơn do đơn vị vận tải phát hành.

Mẫu phiếu mỗi nhà xe một kiểu, nhưng thường có chín nhóm thông tin sau:

Nhóm thông tin	Nội dung cần điền
Người gửi	Tên, số điện thoại, địa chỉ lấy hàng
Người nhận	Tên, số điện thoại, địa chỉ giao
Mô tả hàng	Tên hàng, loại hàng, quy cách đóng gói
Số lượng, khối lượng	Số kiện, cân nặng thực tế
Kích thước	Dài × rộng × cao từng kiện
Hình thức thu cước	Người gửi trả hoặc người nhận trả
Thu hộ COD	Số tiền, cách chuyển tiền
Giá trị khai báo	Giá trị lô hàng theo hóa đơn
Ghi chú đặc biệt	Dễ vỡ, giờ nhận, hướng xếp

Thứ tự đi từ ai, hàng gì, bao nhiêu đến trả tiền thế nào. Phần dưới đi lần lượt từng nhóm.

Cách Điền Thông Tin Người Gửi Và Người Nhận Trên Phiếu Gửi Hàng

Tóm tắt nhanh: Thông tin người gửi và người nhận phải khớp thực tế, có số điện thoại gọi được và địa chỉ đủ để tài xế tìm tới.

Điền Thông Tin Người Gửi Cho Đúng Điểm Lấy Hàng

Tài xế đến cổng kho lúc 7 giờ sáng, gọi vào số trên phiếu mà không ai nghe máy. Tình huống này khá phổ biến. Nguyên nhân thường là người gửi ghi số của văn phòng thay vì người đang đứng tại điểm giao hàng.

Phần người gửi nên có:

• Tên người gửi hoặc tên công ty
• Số điện thoại người có mặt tại điểm lấy hàng
• Địa chỉ lấy hàng: số nhà, đường, phường, tỉnh
• Khung giờ có thể bốc hàng
• Mã số thuế, nếu cần xuất hóa đơn cước

Nếu địa chỉ lấy hàng khác địa chỉ công ty, bạn ghi riêng điểm lấy. Kho nằm trong hẻm nhỏ hoặc khu cấm tải theo giờ thì ghi thêm để nhà xe bố trí xe trung chuyển. Trước chuyến, bạn có thể rà lại theo checklist chuẩn bị gửi hàng đi tỉnh.

Điền Thông Tin Người Nhận Và Địa Chỉ Giao

Địa chỉ giao là chỗ sai nhiều nhất. Ghi giao ở Quy Nhơn thì tài xế chỉ biết thành phố, chưa biết kho nào. Bạn nên điền đủ số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh, kèm mốc dễ nhận như cổng khu công nghiệp.

Tên người nhận cần trùng với người sẽ ký nhận. Cửa hàng có thủ kho riêng thì ghi cả tên chủ và tên thủ kho. Số điện thoại phải gọi được trong giờ hành chính.

Hãy ghi rõ hình thức giao: giao tận nơi hay nhận tại kho, chành. Hai cách này tính phí khác nhau. Người nhận chưa có mặt bằng hoặc kho nhận hàng thì nói trước, nhà xe có thể lưu tạm ở kho trung chuyển và giao khi bạn sẵn sàng.

💡 Mẹo: gọi người nhận xác nhận địa chỉ, giờ nhận và đường vào có cấm tải không trước khi viết lên phiếu. Một cuộc gọi hai phút tránh được nhiều chuyến chạy lại.

Cách Điền Mô Tả Hàng, Khối Lượng Và Kích Thước Trên Phiếu Gửi Hàng

Tóm tắt nhanh: Mô tả hàng cụ thể, cân khối lượng thật và đo kích thước từng kiện để nhà xe chọn đúng xe và báo đúng cước.

Mô Tả Hàng Hóa Và Quy Cách Đóng Gói Trên Phiếu

Mô tả hàng càng cụ thể, nhà xe càng dễ chọn thùng xe và cách chằng buộc. Hãy ghi tên hàng, chất liệu, kiểu đóng gói và số kiện.

• ❌ Ghi: hàng tổng hợp, 1 lô
• ✅ Ghi: linh kiện máy bằng thép, 20 kiện, đóng thùng gỗ, 6 kiện kê pallet

Với hàng pallet, bạn ghi số pallet và chiều cao khối hàng (thường 1,0 – 1,5 m). Hàng đóng kiện cần nói rõ kiện nào chịu nén được, kiện nào không.

Nhà xe chỉ nhận hàng khô, hàng thường. Hàng nguy hiểm, hàng tươi sống, hàng đông lạnh không nằm trong phạm vi nhận chở của Vận Tải Miền Trung. Bạn nên hỏi nhà xe về phạm vi nhận chở trước khi điền phiếu. Khai sai loại hàng làm tăng rủi ro an toàn và bồi thường.

Khai Khối Lượng Và Kích Thước Kiện Hàng

Hàng nhẹ thì đầy khối trước khi đầy tấn. Hàng nặng đặc thì đầy tấn trước khi đầy khối. Vì vậy phiếu cần cả hai số liệu: khối lượng cân thực tế và kích thước từng kiện.

Đo dài × rộng × cao bằng mét, nhân lại ra mét khối (1 CBM = 1 m³). Ví dụ 10 kiện, mỗi kiện 1,2 × 0,8 × 1,0 m, thì mỗi kiện 0,96 m³ và cả lô khoảng 9,6 m³. Với hệ số tham khảo khoảng 250 – 350 kg cho 1 CBM, lô này quy đổi khoảng 2,4 – 3,4 tấn. Mỗi đơn vẫn báo giá riêng.

Theo kinh nghiệm của Vận Tải Miền Trung, hàng nhẹ cồng kềnh là nhóm dễ báo lệch nhất, nên chúng tôi luôn hỏi cả khối lượng lẫn thể tích ngay từ đầu. Chưa có cân thì ghi rõ là ước tính để nhà xe cân lại khi nhận.

Hình Thức Thu Cước, Thu Hộ COD Và Khai Giá Trị Hàng Trên Phiếu Gửi Hàng

Tóm tắt nhanh: Ghi rõ ai trả cước, số tiền COD và giá trị hàng theo hóa đơn để đối soát, bồi thường sau này không bị vướng.

Chọn Hình Thức Thu Cước Người Gửi Trả Hay Người Nhận Trả

Phiếu thường có hai ô lựa chọn. Bạn đánh dấu một ô và ghi thêm điều kiện nếu có.

Hình thức	Ai trả cước	Khi nào hợp
Người gửi trả	Người gửi, lúc giao hàng hoặc theo công nợ	Bán hàng đã gồm cước
Người nhận trả	Người nhận, khi nhận hàng	Khách mua tự chịu cước

Điều hay bị bỏ sót là phụ phí: bốc xếp, nâng hạ, chờ tải, lưu ca, vào nội thành giờ cấm tải. Bạn nên ghi bên nào chịu các khoản này. Chi tiết xem chính sách phụ phí vận chuyển.

Điền Thu Hộ COD Trên Phiếu Gửi Hàng

COD là việc nhà xe thu tiền hàng hộ người bán khi giao. Khoản này tách riêng với cước vận chuyển, nên phiếu cần ghi rõ từng khoản.

• Số tiền COD bằng số và bằng chữ
• Tên và số tài khoản nhận tiền
• Thời hạn chuyển tiền sau khi thu
• Bên chịu phí thu hộ

Nếu người nhận trả cả cước lẫn COD, hãy ghi tổng số tiền người nhận phải đưa. Ví dụ COD 12.000.000 đồng, cước 1.500.000 đồng, tổng thu 13.500.000 đồng. Ghi vậy tài xế và người nhận không phải tính lại tại chỗ.

Phí COD và thời gian chuyển tiền tùy từng nhà xe. Bạn cần hỏi trước, không nên mặc định.

Khai Giá Trị Hàng Trên Phiếu Gửi Hàng

Giá trị khai báo nên khớp với hóa đơn hàng hóa. Đây là căn cứ để mua bảo hiểm và để tính mức bồi thường nếu hàng hư hỏng, mất mát.

Có hai cách khai sai thường gặp:

• Khai thấp để giảm phí: khi có sự cố, mức bồi thường thường chỉ dựa trên giá trị đã khai.
• Khai cao hơn thực tế: phí bảo hiểm tăng, hồ sơ khó chứng minh.

Hàng giá trị cao như thiết bị điện tử, máy móc nên khai đủ và mua thêm bảo hiểm hàng hóa. Bạn giữ bản sao hóa đơn đi kèm lô hàng.

⚠️ Lưu ý: phiếu gửi hàng không thay thế hợp đồng vận chuyển hay vận đơn. Mức trách nhiệm cụ thể của nhà xe phụ thuộc điều khoản hợp đồng, nên bạn cần đọc kỹ trước khi ký.

Ghi Chú Đặc Biệt Và Lỗi Điền Phiếu Gửi Hàng Hay Gặp

Tóm tắt nhanh: Ghi chú đặc biệt giúp nhà xe xử lý đúng yêu cầu riêng, còn các lỗi điền sai thường dẫn tới đổi xe, chạy lại hoặc chậm đối soát.

Ghi Chú Đặc Biệt Trên Phiếu Gửi Hàng

Ô ghi chú là nơi bạn nói những điều các ô trên chưa chứa được. Viết ngắn, cụ thể, mỗi ý một dòng.

• Hàng dễ vỡ, không xếp chồng
• Hàng sợ ẩm, cần che bạt kỹ
• Giờ giao: chỉ nhận từ 8 đến 16 giờ
• Điểm giao không có xe nâng, cần nhà xe mang thiết bị
• Khu vực cấm tải, cần xe nhỏ trung chuyển

Khi nhận hàng, bạn nên đối chiếu số kiện trên phiếu với thực tế, rồi ký biên bản giao nhận hàng hóa. Hai giấy này khớp nhau thì việc đối soát sau chuyến gọn hơn nhiều.

Điền Sai Phiếu Gửi Hàng Có Ảnh Hưởng Gì

Sai một ô nhỏ cũng có thể kéo theo cả chuỗi phát sinh. Bảng dưới gom các lỗi thường gặp.

Lỗi điền	Hậu quả thường gặp
Sai hoặc thiếu số điện thoại	Không liên lạc được, giao chậm, hàng phải lưu kho
Khai thiếu khối lượng, kích thước	Thiếu chỗ trên xe, phải đổi xe, tăng cước
Sai địa chỉ giao	Xe quay đầu, phát sinh phụ phí
Ghi COD không rõ	Chậm đối soát, chậm chuyển tiền
Khai giá trị thấp	Mức bồi thường thấp khi có sự cố
Mô tả hàng mơ hồ	Kiểm hàng lâu, rủi ro vướng hàng không nhận chở

Phần xử lý khi đã xảy ra tranh chấp thuộc bài viết riêng. Ở đây bạn chỉ cần nhớ: điền đúng ngay từ đầu rẻ hơn sửa sau.

Vận Tải Miền Trung Đổi Xe Kịp Chiều Cho Lô Linh Kiện Khai Thiếu Khối Lượng

Tháng 9 năm 2025, một xưởng cơ khí ở Đà Nẵng nhờ chúng tôi chở linh kiện máy đóng kiện đi Quy Nhơn (Bình Định). Phiếu gửi hàng ghi 20 kiện, khoảng 6 tấn, hẹn lấy hàng lúc 12 giờ trưa. Đội điều xe điều một xe 8 tấn dòng 7T.

Xe tới nơi, tài xế cân thử vài kiện thì số không khớp. Cả lô thực tế khoảng 9,5 tấn, vì nhiều kiện là thép đặc nên nặng hơn khách ước tính. Xe 8 tấn không nhận hết được.

Chúng tôi không chia lô sang chuyến sau. Điều vận gọi khách báo tình hình, rồi điều một xe 2 dí (tải trọng 10 tấn) từ bãi gần đó, đến sau khoảng hai tiếng. Hàng được chuyển sang xe mới, chằng buộc và chèn lót lại. Phần cước chênh do đổi xe lớn hơn được báo rõ trước khi chạy.

Xe khởi hành lúc 15 giờ thay vì 12 giờ, tới kho nhận ở Quy Nhơn khoảng 8 giờ sáng hôm sau. Đủ 20 kiện, không hư hỏng.

Bài học với khách là cân thực tế từng nhóm kiện và ghi vào phiếu, đừng ước chừng. Về phía chúng tôi, với hàng linh kiện kim loại, đội điều xe nay hỏi lại khối lượng chi tiết ngay lúc nhận yêu cầu, trước khi chốt xe.

Câu Hỏi Thường Gặp

Nội dung bài viết do đội ngũ Vận Tải Miền Trung biên soạn, dựa trên kinh nghiệm vận hành thực tế trong tiếp nhận hàng, điều xe và giao nhận chứng từ. Tìm hiểu thêm về công ty tại Trang giới thiệu.